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Nota fiscal XML: Descubra o que é e para o que serve

5 minutos de leitura

Se você tem acompanhado nossa série de conteúdos sobre nota fiscal, já deve estar craque em saber o que é a NF e qual sua importância dentro das empresas. O que ainda não te contamos é que desde que foi instituído o seu formato eletrônico, muitos conceitos novos surgiram. Assim, se você sabe o que é nota fiscal xml, já sabe do que estamos falando. Mas, se ainda não conhece esse conceito, está na hora de aprender o que é XML de nota fiscal. 

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é a versão digital da NF de vendas ou serviço, e foi criada para que a emissão do documento se tornasse menos burocrática, mais prática e mais rápida. E o formato escolhido para tornar essa modernidade uma realidade foi o formato XML.

Para te explicar o que é arquivo XML e qual sua importância para a emissão de NF, fizemos esse breve guia com as principais dúvidas que surgem sobre o assunto. Confira!

O que é e para o que serve o XML de uma nota fiscal?

O primeiro passo para entender a importância da nota fiscal XML é entender o que significa XML. O registro XML (Extensible Markup Language) é uma linguagem de marcação que permite a criação de documentos organizados hierarquicamente. 

Assim, nas notas fiscais, a linguagem XML permite criar um comprovante digital com informações sobre o produto vendido ou serviço contratado. O formato também facilita a transferência e abertura do documento

Como segue um padrão nacional de escrituração fiscal, a nota fiscal XML pode ser utilizada em todo o país com segurança, garantindo assim maior confiabilidade na emissão desse documento.

Confira as informações presentes no XML de nota fiscal:

  • sobre a nota fiscal: número, série e modelo, data de emissão, de saída ou entrada e valor total;
  • sobre o emissor e do destinatário: razão social, endereço, CNPJ, inscrições municipais e estaduais, de cada um;
  • sobre o produto ou serviço: descrição dos itens, quantidade e valor;
  • sobre o ICMS: base de cálculo e valor de cada produto, frete, seguro, PIS, IPI e Cofins;
  • sobre o transporte: dados do veículo, do transportador e volume transportado;
  • informações complementares: de acordo com interesses do contribuinte.

Quais são os benefícios do XML da NF-e?

Desde 2006, quando foi implementada, a nota fiscal eletrônica trouxe diversos benefícios tanto para as empresas, como para os órgãos fiscalizadores.

O arquivo XML da NF-e foi elaborado para agrupar informações. O documento é gerado e armazenado eletronicamente, o que permite maior segurança e eficiência nas operações.

Para as empresas, também é sinônimo de redução de custos com a impressão, permitindo a realocação dos recursos para a melhoria de processos e serviços.

Além de ajudar a fazer uma melhor gestão do departamento financeiro. Incluindo contas a pagar e fluxo de caixa

Quais são as obrigações sobre o arquivo XML da NF-e? 

Um ponto de atenção é que a nota fiscal XML deve ser emitida contra o comprador ou contratante para cada via gerada. Além disso, o documento não acompanha o produto fisicamente, para o qual deve ser emitida a NF em outros formatos, mas o fornecedor precisa se atentar à necessidade de enviá-lo por e-mail ao cliente. Ou, ainda, informar que o documento pode estar disponível para download em área específica no site da empresa.

Vale lembrar que não é preciso que sejam impressos os arquivos XMLs das NF-es. Esse é um documento digital que tem validade legal no seu formato eletrônico, o que é ainda mais prático, pois pode ser enviado sem custos para os clientes.

Entretanto, conforme rege a legislação, é obrigatório armazená-la por 5 anos, mais o ano vigente. E deve ser apresentada em caso de fiscalização da Receita Federal.

Como pode substituir a nota fiscal física, além de poder ser solicitado em uma fiscalização da Receita Federal, como dissemos anteriormente, esse documento também pode ser utilizado para troca de produto.

Como fazer o download do XML (NF-e ou CT-e) no Portal Nacional da Sefaz?

O download do arquivo XML deve ser realizado diretamente no site da Secretaria de Estado da Fazenda (Cenas). Pode ser realizado por qualquer pessoa (física ou jurídica) que possua autorização ou vínculo para tal ação.

Para baixar o arquivo, siga os seguintes passos:

  1. Instale o seu certificado digital no navegador de internet;
  2. Acesse o Portal Nacional da Sefaz;
  3. Clique em Consultar NF-e Completa;
  4. Digite a chave de acesso, o código captcha e clique em “Continuar”;
  5. Após carregar as informações da página, clique em “Download do Documento*”;
  6. O site irá solicitar o certificado digital que foi instalado anteriormente no navegador:
  7. Selecione o seu certificado e clique em “OK”;
  8. O sistema da Sefaz permitirá o download do XML.

*Caso apareça a seguinte mensagem “Para fazer download, é necessário possuir um certificado de cliente. Clique em Ok para iniciar o download”, e basta continuar clicando em “OK”.

Como armazenar os XMLs das suas NF-es?  

Como já explicamos anteriormente, de acordo com a legislação brasileira, tanto quem emite quanto quem recebe deve guardar o arquivo XML de nota fiscal pelo prazo de cinco anos sem contar o ano vigente, sobre o risco de ser penalizado pela Receita Federal.

Por se tratar de um documento digital, ele não precisa ser guardado em sua versão impressa. Uma forma de armazenar a nota fiscal XML é colocar os arquivos em pastas e salvar no computador corporativo. 

Entretanto, mesmo com backup constante o risco de optar por esse forma de armazenamento é grande. Pois se os arquivos forem perdidos não será possível recuperá-los. 

Uma alternativa mais apropriada é contar com a tecnologia para guardar corretamente, e de forma mais segura, os documentos fiscais.

O recomendado é que a empresa, principalmente, faça o armazenamento em um sistema funcional que permita acesso rápido, como um software ERP, por exemplo.

Armazenar nota XML na nuvem, além de garantir mais organização e segurança, oferece agilidade no processo e maior controle fiscal da empresa. E a probabilidade de perda é praticamente zero.

Por que é importante armazenar a nota fiscal XML?

Não guardar adequadamente a nota XML pode acarretar diversos problemas graves e multas altas, caso a fiscalização solicite o documento e a empresa não tenha ele para apresentar.

Além disso, em caso de alguma disputa ou acusação contra a empresa, cabe a ela provar que está certa. E o documento fiscal é um dos meios legais que ela tem para fazer isso.

Portanto, certifique-se de armazenar adequadamente a documentação tributária contábil da sua empresa pelo tempo determinado por lei, e evite dores de cabeça no futuro.

O que é DANFe?

Para finalizar este guia, te explicaremos o que é a DANFe.

Complementar à nota fiscal XML, a DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) é o demonstrativo que acompanha a mercadoria. Ou seja, é utilizada para o transporte de produtos, sendo uma versão simplificada e impressa da nota fiscal.

Apesar de serem coisas distintas, nota fiscal, DANFe e o arquivo XML fazem parte de uma mesma operação. E, por vezes, são confundidos. Mas é importante entender que a DANFe não é a versão impressa da NF-e e ambas devem ser disponibilizadas para cada operação que envolve transporte de mercadoria.

Além de conter os dados relativos à transação, outra função da DANFe é carregar a chave de acesso, composta por um código único de 44 algarismos. Essa chave dá acesso ao portal da Nota Fiscal Eletrônica que permite:

  • fazer uma consulta completa ou resumida aos campos da NF-e;
  • verificar a existência de cartas de correção;
  • fazer o download do arquivo XML, desde que você possua o certificado digital;

Vale lembrar que esse documento não possui valor fiscal, portanto não precisa ser armazenado como a nota fiscal XML.

Onde aprender mais sobre Nota Fiscal?

Agora que você já te trouxemos mais informações sobre arquivo XML, o que é e qual sua importância na emissão de NF-e, aproveite para se informar mais sobre outros tipos de notas fiscais:

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